De maatschappij verandert in een steeds sneller tempo. Om blijvend in te kunnen spelen op de ontwikkelingen zijn veel gemeenten bezig met vraagstukken over succesvolle dienstverlening en eventuele organisatorische aanpassingen die dit mogelijk moeten maken. Tegelijkertijd wensen gemeenten een aantrekkelijke werkgever te blijven die meegaat met de tijd. En uiteraard dient de gehele gemeentelijke organisatie kostenefficiënt en duurzaam te functioneren. Hierdoor is de aandacht vanuit gemeenten voor hun huisvesting en het gehanteerde kantoorconcept/werkplekconcept groter dan ooit. In veel van deze vraagstukken is de bestaande huisvesting een beperkende factor om noodzakelijke vernieuwingen mogelijk te maken. Maar hoe breng je al deze vraagstukken samen? In de aanpak van RYSE staan co-creatie en participatie centraal.
Co creatie en draagvlak creëren: ambassadeurs voorop
Om inzicht te krijgen in de visie en ambities van de organisatie gaan we met de gemeente in gesprek. Wat zijn de (groei)ambities? Wat vinden zij goed werkgeverschap? Hoe kijken zij aan tegen fysiek, hybride en thuiswerken? Kortom, in welke richting verandert de organisatie op korte en lange termijn? Dit zijn de pijlers waarop wij de huisvestingsplannen zetten.
Vervolgens zetten we in op het doorgronden van het “DNA” van de organisatie. Een gemeentehuis is bijvoorbeeld een omgeving waarin verschillende teams en afdelingen werken, elk met hun eigen unieke werkstijlen en behoeften, gecombineerd met publieke functies en veiligheidszones. Hoe ziet een typische werkweek eruit? Welke activiteiten vinden er op kantoor plaats? Het begrijpen van de verschillende behoeften en werkstijlen is essentieel om de behoefte van een opdrachtgever te doorgronden. Zo leggen we knelpunten van het bestaande vastgoed bloot, maar scheppen ook voorwaarden en ambities voor de nieuwe huisvesting. Daarin ligt de focus op gebruik en functionaliteit, om vervolgens de vertaling te maken naar de ruimtebehoefte en de andere manier van werken.
Een (werk)omgeving is pas succesvol als medewerkers zich er prettig in voelen en deze voldoet aan de verwachtingen. Het aangaan van een dialoog met medewerkers en het meenemen van de organisatie in de ontwikkelingen rondom nieuwe huisvesting is daarom een essentieel onderdeel. Hiervoor stellen we samen met onze opdrachtgever een team van ambassadeurs samen. Elk team levert een ambassadeur, zodat de organisatie in de breedte vertegenwoordigd is. De ambassadeurs fungeren als interne vertegenwoordiger en zijn de spil naar het team voor het stellen van vragen. Het draagvlak dat op deze manier wordt gecreëerd zorgt voor een vliegwiel effect in de veranderingen in de organisatie, ambassadeurs reflecteren samen met hun team op de manier van werken, maar dragen ook de kernwaarden van de nieuwe wijze van werken en huisvesting uit. Deze werkwijze levert een cruciale succesfactor op in de door RYSE opgestelde huisvestingsplannen.
Geen one-size-fits-all
Huisvestingsplannen en kantoorconcepten zijn altijd maatwerk. Soms is flexibiliteit belangrijk, door bijvoorbeeld maximaal in te zetten op multifunctionaliteit en een zo breed mogelijk gebruik van ruimten. In andere gevallen ligt de focus juist op inrichtingsvormen die samenwerkingen tussen teams stimuleren en ontmoeten aansporen. Ook zien we verschil in beleid en de omgang van organisaties met het (wel of juist bewust niet) stimuleren van fysiek, hybride of thuiswerken.
De door RYSE ontwikkelde aanpak biedt een vaste structuur, maar is in staat om met dezelfde methode per opdrachtgever totaal verschillende plannen te ontwikkelen, toegespitst op specifieke behoeften. De methode bestaat uit diverse workshops, interviews en gedegen rapportages. Zo wordt de identiteit en het specifieke karakter van elke opdrachtgever door ons naar boven gehaald. Dit persoonlijke inzicht zorgt ervoor dat onze huisvestingsplannen niet alleen functioneel scherp zijn, maar ook een afspiegeling laten zien van de mensen die er dagelijks gebruik van maken. Van Helmond tot Doetinchem en Midden-Groningen: elk huisvestingsvraagstuk van een gemeente is uniek.
Van Helmond tot Doetinchem en Midden-Groningen: elk huisvestingsvraagstuk van een gemeente is uniek.
De werkgever van de toekomst
Inspelen op veranderende behoeften in de toekomst is misschien wel het belangrijkst. Het gaat hierbij om ruimtelijke aspecten (bijvoorbeeld verwachte groei of krimp), maar ook om wensen van verschillende generaties medewerkers. In deze tijden van ‘war for talent’ kan huisvesting ook ingezet worden om je te profileren als aantrekkelijke werkgever. RYSE ziet binnen haar projecten dat er steeds meer focus ligt op dit thema en focust hier in haar aanpak dan ook gericht op. Als organisatie wil je voor de “jongere” generaties Y en Z als werkgever van de toekomst gezien worden. Maar uiteraard wil je ook inspelen op de behoeften van het bestaande team. Juist daarom is het belangrijk om medewerkers van alle generaties mee te nemen in de planvorming! Daarnaast houden wij in onze huisvestingsplannen altijd rekening met flexibiliteit in het ontwerp en aanpassingsmogelijkheden in verschillende elementen, zodat ook in de toekomst de huisvesting eenvoudig aangepast kan worden naar de nieuwe behoeften.
RYSE heeft hun aanpak succesvol in mogen zetten bij vele gemeenten. Een aantal voorbeelden van onze opdrachtgevers zijn gemeenten Midden-Groningen, Vijfheerenlanden, Veendam, de BEL-combinatie, De Ronde Venen, Doetinchem, Twenterand en meer.
Meer weten? Neem dan contact op met Bart Atema, Esther Penders, Simone Doornbos, Robert Weijers, Machteld Sanders of Saskia Bruin.
