Managementassistent Shared Service Secretariaat

Breng jij rust, overzicht en structuur in een omgeving waar veel gebeurt? Wil je werken in een organisatie waar we samen bouwen aan toekomstgerichte woon-, werk-, leer-, zorg- en leefomgevingen? Dan is deze rol als managementassistent binnen ons centrale secretariaat iets voor jou.

Wat ga je doen?

Als managementassistent maak je deel uit van ons organisatiebrede Shared Services Secretariaat. Je werkt nauw samen met je collega‑managementassistenten en geeft ondersteuning aan partners en het managementteam (MT) over de verschillende businessunits heen.

Je zorgt voor rust en overzicht in een drukke agenda‑ en mailomgeving en bent een belangrijke schakel in de dagelijkse operatie. Je denkt mee, signaleert knelpunten en helpt onze processen slimmer en efficiënter te maken.

Je werkt vanuit één centraal secretariaat en ondersteunt, samen met je collega’s, meerdere partners en MT‑leden. Je werkzaamheden zijn een mix van agendamanagement, mailboxbeheer, managementondersteuning en het coördineren van terugkerende processen.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Fungeren als eerste aanspreekpunt binnen de organisatie.

• (Complex) agendabeheer voor partners en MT‑leden, met oog voor prioriteit, samenhang en reistijd.

• Bewaken van mailboxen, inclusief de centrale secretariaatsmailbox: triage, prioriteren, uitzetten en opvolgen van acties.

• Vergaderingen en bijeenkomsten voorbereiden, organiseren en (waar nodig) notuleren, inclusief het regelen van faciliteiten.

• Correspondentie, verslagen, offertes en korte rapportages uitwerken of redigeren.

• Onboarding en offboarding van nieuwe collega’s coördineren samen met HR (planningen, materialen, introducties).

• Ondersteunen bij MARCOM‑activiteiten, bijvoorbeeld bij events, sessies en campagnes.

• Ontvangen van gasten en het vervullen van representatieve werkzaamheden.

• Voorraadbeheer en diverse praktische kantoorwerkzaamheden oppakken, zodat alles op orde is.

• Signaleren van knelpunten in processen en proactief meedenken over verbeteringen in onze manier van werken.

Je werkt niet “voor één BU”, maar vanuit één Support-team met vaste aanspreekpunten per BU. Daardoor leer je de hele organisatie goed kennen en ben je een herkenbaar gezicht voor collega’s en bezoekers.

Wat kun je van ons verwachten?

Wij bieden een inspirerende werkomgeving waar ambitie, plezier en samenwerking centraal staan. Bij RYSE krijg je de ruimte om je verder te ontwikkelen en steeds grotere projecten op te pakken.

En verder:

• Competitief salaris passend bij jouw ervaring

• 30 vakantiedagen (op basis van 40 uur)

• Bonusregeling en mogelijkheid tot participatie

• Fietsplan, laptop en iPhone

• Premievrije pensioenregeling

• Regelmatig gezellige borrels en teamuitjes

Wat neem jij met je mee?

Je krijgt energie van anderen ontzorgen en wordt blij van structuur aanbrengen in drukke agenda’s, mailboxen en processen. Je houdt overzicht, blijft rustig als er veel tegelijk speelt en schakelt makkelijk tussen verschillende partners en onderwerpen.

Je herkent je in het volgende:

• Je werkt nauwkeurig, maar verliest de snelheid niet uit het oog.

• Je communiceert helder en vriendelijk, zowel mondeling als schriftelijk.

• Je denkt een stap vooruit en ziet wat er moet gebeuren, ook als het niet expliciet gevraagd wordt.

• Je vindt het leuk om in een hecht team te werken en elkaar te helpen, maar kunt ook prima zelfstandig schakelen.

• Je voelt je thuis in een omgeving met hoogopgeleide professionals en veel projecten.

En verder:

• Een afgeronde mbo‑4 of hbo‑opleiding, bij voorkeur aangevuld met een opleiding richting managementassistent/office management.

• Ongeveer 3 jaar relevante werkervaring als managementassistent (bij voorkeur voor meerdere managers/MT‑leden tegelijk).

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift.

• Zeer goede vaardigheden in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint); ervaring met Teams vinden we een plus.

• Ervaring met of interesse in het werken met centrale mailboxen.

Wie zijn wij?

RYSE is een integraal adviesbureau in vastgoed. We zijn actief in strategie, ontwikkeling en realisatie. Vanaf het eerste concept tot directievoering en toezicht organiseren wij optimale woon-, werk-, leer- en leefomgevingen. Dat doen wij met de belangen van vandaag en overmorgen op ons netvlies.

We hebben een no-nonsens mentaliteit en gaan minimaal voor het maximaal haalbare resultaat. RYSE heeft vestigingen in Groningen en Utrecht. Wij werken met ongeveer 100 professionals aan toonaangevende projecten, zoals WTC Amsterdam, Erasmus MC, Rijskantoor Green Gatwick in Amsterdam, Huis voor de stad Helmond, de restauratie van Raadhuis De Paauw in Wassenaar en Werelderfgoedcentrum Waddenzee.

Enthousiast?

Herken je jezelf in dit profiel en heb je zin om mee te bouwen aan ons Shared Services Secretariaat? Stuur dan je cv en motivatie naar hrm@ryse.nl

Marsja van Orsouw neemt jouw sollicitatie in behandeling. Voor vragen kun je bellen naar 088–0215315. Een online assessment maakt onderdeel uit van het sollicitatieproces.